Wichtiger Hinweis: Diese Leitlinie bewertet primär Value, Wiederkehr und Impact. Themen wie Compliance, Cybersecurity und Governance werden hier nicht berücksichtigt und sollten separat geprüft werden (z. B. Datenschutz, Zugriffsrechte, Richtlinienkonformität). Ein Tool kann also im Value-Check „Go“ sein und trotzdem im Compliance/Security-Check „No-Go“.

So geht`s:

1. Gate-Checks durchführen (Stop/Go)

2. Scorecard (1–5) ausfüllen

3. Entscheidung aus Gates + Score ableiten

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Entscheidungsrahmen für Tools

SaaS (externes Produkt, Lizenz):

Eigenentwicklung (intern bauen):

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Gate 1 (Stop/Go): Gibt es echten User Value?

Mindestens 3 von 5 Kriterien müssen „erfüllt“ sein.

☐ Problem-Fit & Dringlichkeit: Das Tool löst ein reales, relevantes Problem.

Prüffrage: „Würde ich dafür heute aktiv Zeit einplanen, weil es mich spürbar entlastet oder Risiken reduziert?“

☐ Aha-Moment erreichbar: Nutzer erzielen in einer Session ein klares, beobachtbares Ergebnis.

Prüffrage: „Ist der Aha-Moment so konkret, dass ein Außenstehender ihn im Test erkennen kann?“

☐ Ergebnis direkt nutzbar: Das Ergebnis ist „gut genug“, um damit weiterzuarbeiten.

Prüffrage: „Spart das Tool echte Nacharbeit – oder erzeugt es neue?"

☐ Bedienbarkeit nach kurzer Einarbeitung: Nach kurzer Orientierung findet man den Kern‑Flow schnell und ohne dauernde Hilfe.

Prüffrage: „Ist die UI/Struktur so klar, dass man nach 15–30 Minuten die wichtigsten 2–3 Aktionen sicher beherrscht?"

☐ Nutzen verlässlich wiederholbar: Der Mehrwert tritt in mehreren realistischen Fällen zuverlässig auf (nicht nur in einem Demo‑Glücksfall).

Prüffrage: „Wenn 3 unterschiedliche Personen 3 typische Fälle testen: kommt der Nutzen jedes Mal (mindestens ähnlich) zustande?"

Wenn Gate 1 nicht erfüllt ist:

SaaS: Ergebnis = No Buy (oder Vendor/Use-Case wechseln und neu prüfen)

Eigenentwicklung: Ergebnis = Improve (wenn das Problem wichtig ist) oder Kill (wenn nicht)

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Gate 2 (Stop/Go): Gibt es Wiederkehr (Retention-Potenzial)?

Mindestens 3 von 5 Kriterien müssen „ja“ sein.

☐ Wiederkehrender Anlass: Es gibt typische Situationen im Alltag, in denen das Tool sinnvoll eingesetzt wird.

Prüffrage: „Kann ich 2–3 konkrete Anlässe nennen, die wirklich regelmäßig vorkommen? (z. B. pro Ticket/Incident, pro Release, pro Sprint‑Review)"

☐ Häufigkeit ausreichend: Der Anwendungsfall tritt oft genug auf, damit sich Routine bildet.

Prüffrage: „Passiert das mindestens wöchentlich oder mehrmals pro Sprint – nicht nur gelegentlich?"

☐ Wiederholbares Ergebnis: Jede Nutzung erzeugt ein ähnliches Ergebnis.

Prüffrage: „Kommt am Ende immer ein vergleichbarer Ergebnistyp raus (Entscheidung, Report, Vorschlag, Check)?"

☐ Es bleibt etwas Nützliches zurück (optional): Die Nutzung hinterlässt etwas, das später Zeit spart oder Qualität erhöht.

Prüffrage: „Entsteht dabei etwas, das wir später wieder nutzen können (z. B. Vorlage, Entscheidung, Dokumentation, Regel, Konfiguration, Automatisierung, Wissenseintrag)?"

☐ Team‑ & Prozess‑Fit: Das Tool passt in bestehende Abläufe und Zusammenarbeit (und ist nicht nur ein persönlicher Sonderweg).

Prüffrage: „Lässt sich das ohne Extra‑Reibung in den Team‑Workflow integrieren – und könnten es mehrere im Team sinnvoll nutzen?"

Wenn Gate 2 nicht erfüllt ist:

SaaS: Ergebnis meist = No Buy (Ausnahme: klar dokumentierter „punktueller“ Use Case)

Eigenentwicklung: Ergebnis = Kill (oder Improve, wenn Repeatability gezielt herstellbar ist)

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Gate 3 (Stop/Go): Ist Firm Value plausibel (Impact-Pfad)?

Mindestens 3 von 5 Kriterien müssen „ja“ sein.

☐ Wirkpfad (1 Satz): Tool/Feature → User Outcome → Prozess‑Metrik → Business-/Risikometrik.

Prüffrage: „Kann ich den Wirkpfad in 1 Satz so konkret erklären, dass ein Nicht‑Experte ihn versteht?"

☐ Messgröße definiert: Es gibt 1–2 Kennzahlen, die sich durch das Tool realistisch verändern sollten. Prüffrage: „Welche messbare Größe wird besser, wenn das Tool funktioniert? (z. B. Cycle Time, Fehlerquote, Risiko, Kosten, CPU/RAM)"

☐ Baseline möglich: Ein Ausgangswert ist verfügbar oder kurzfristig erhebbar.

Prüffrage: „Können wir heute messen, wie es ohne Tool aussieht, um später vergleichen zu können?"

☐ Ursache‑Wirkung plausibel: Es ist nachvollziehbar, warum das Tool die Messgröße beeinflusst. Prüffrage: „Wenn wir das Tool (gedanklich) wieder wegnehmen würden: was wäre konkret schlechter – und woran würden wir es erkennen?"

☐ Skaliert organisatorisch & technisch: Nutzen bleibt stabil bei mehr Nutzern/Last – ohne dass Kosten, Performance oder Rechteverwaltung den Nutzen auffressen.

Prüffrage: „Funktioniert das auch für mehrere Teams und mehr Volumen – ohne dass der Nutzen zerbricht (Prozess, Daten, Rollen, Enablement)?"

Wenn Gate 3 nicht erfüllbar ist:

SaaS: Ergebnis eher = No Buy (Adoption ohne Impact-Risiko)

Eigenentwicklung: Ergebnis = Kill oder Improve (Fokus: Messbarkeit/Impact-Pfad herstellen)

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Scorecard (1–5)

9 Dimensionen: 1 = schwach, 3 = ok, 5 = stark.